Как сверить смету с приложением к договору
Сопоставляем позиции, единицы, количества и суммы. Таблица расхождений с привязкой к исходным строкам вместо общего «всё совпадает».
Итог сметы выше приложения к договору на 3 100 рублей. Разница сама по себе не объясняет, что произошло: вырос объём, изменилась цена, добавили работу или одну позицию посчитали дважды. Разберём предметную сверку, после которой подрядчику можно задать конкретные вопросы, а не переслать два файла со словами «тут что-то не сходится».
Что приложить к задаче
Нужны актуальная смета, приложение с перечнем работ и пояснение, какую версию считать основной. Если есть дополнительные соглашения, приложите их отдельно и укажите порядок применения. Лучше написать «сверяем смету от 2 октября с приложением № 1, без учёта старой версии», чем предоставить пять похожих файлов без контекста.
- Обозначьте колонки: наименование, единица, количество, цена, сумма.
- Уточните, включены ли доставка, материалы и налоги в итог каждого документа.
- Попросите отдельно сохранить номера страниц PDF и строки Excel.
- Для сканов сначала проверьте распознанные числа: 1 и 7, запятая и точка легко меняют расчёт.
Не сводите проверку к общему итогу
| Позиция | Смета | Приложение | Вопрос |
|---|---|---|---|
| Светильники | 12 шт. × 800 = 9 600 | 10 шт. × 800 = 8 000 | Количество отличается |
| Покраска | 40 м² × 300 = 12 000 | 40 м² × 300 = 12 000 | Совпадает |
| Доставка | 1 × 1 500 | Не указана | Включена в другую позицию? |
Сумма сметы — 23 100 ₽, сумма показанных строк приложения — 20 000 ₽. Разница 3 100 ₽ состоит из 1 600 ₽ по количеству светильников и 1 500 ₽ по доставке. Вопрос о доставке нельзя закрыть догадкой: её могли включить в цену, убрать или забыть. В результате должна появиться строка «нужен ответ», а не придуманное объяснение.
Одинаковое название ещё не означает одинаковую работу
В одном документе может стоять «подготовка стен», в другом — «шпаклевание и шлифование». До сравнения цены нужно выяснить состав работ. Включён ли материал? Какая площадь? Сколько слоёв? Не подменяйте сопоставление позиций догадкой о том, что похожие названия всегда равны.
Единицы особенно важны. В учебном примере комнаты 6×4 м с высотой 2,7 м площадь пола — 24 м². Периметр — 20 м, площадь стен до вычета проёмов — 54 м². Если проёмы занимают 6 м², остаётся 48 м². Это разные количества для разных работ. Нельзя проверить покраску стен по площади пола только потому, что обе величины измеряются в квадратных метрах.
Попросите сохранить исходную единицу рядом с приведённой. Если в договоре цена за метр, а в смете за штуку, перевод допустим лишь при известной длине изделия. Если длины нет, правильный результат — вопрос, а не придуманная конверсия.
| Расхождение | Что уточнить | Что сохранить в сверке |
|---|---|---|
| Похожие названия | Одинаков ли состав работы? | Оба исходных названия |
| Разные единицы | Есть ли подтверждённый коэффициент? | Исходные единицы и правило пересчёта |
| Одинаковая цена, другой объём | Какая версия замеров действующая? | Оба объёма и даты документов |
| Добавлена позиция | Где согласовано включение? | Источник и статус подтверждения |
Запрос для предметной сверки
Превратите сверку в письмо с тремя вопросами
Вместо «Почему всё подорожало?» подготовьте сообщение по конкретным строкам. Например: «В позиции 4 объём вырос с 20 до 22 м² — пришлите основание замера. В позиции 7 изменилась ставка — уточните дату согласования. В позиции 9 появилась доставка — где она учтена в исходном предложении?» Номера здесь иллюстративные; в реальной задаче подставляются адреса строк из ваших файлов.
Попросите Клава разделить факты, вопросы и предлагаемые действия. Факт: значения отличаются. Вопрос: какое считать действующим? Действие: подтвердить объём, обновить приложение или исправить смету. Такая структура помогает решить проблему без преждевременного вывода, кто ошибся.
Для повторной проверки сохраните версии документов. После ответа подрядчика не переписывайте старую сверку молча: добавьте новый статус и основание изменения. Тогда через неделю будет понятно, почему сумму приняли и что осталось открытым.
Реестр расхождений сметыCSV с двумя исходными значениями, единицей, разницей, вопросом и статусом согласования.Какие расхождения проверить первыми
Начните с единиц измерения: 40 метров и 40 квадратных метров — разные объёмы. Затем проверьте состав позиции. Формулировка «комплект» без расшифровки не позволяет напрямую сравнить его со списком отдельных деталей. После этого переходите к количеству и цене. Округления проверяйте последними, когда пары уже установлены.
Если цены в одном документе включают налог, а в другом нет, не применяйте ставку по умолчанию. Попросите показать, где в источнике указан режим расчёта. Так же поступайте с валютой, скидками и резервами. Отсутствующие сведения должны остаться видимыми.
Сохраните проверенный перечень вопросов отдельным документом. Например: «Подтвердите количество светильников: 12 или 10» и «Укажите, где учтена доставка». Такой документ помогает продолжить разговор и обновить сверку после ответа. Он не заменяет юридическую оценку условий договора.