Как собрать один отчёт из нескольких файлов с помощью ИИ
Отдельные заметки, Excel и документы — в отчёт Word. Указываем источники фактов, разбираем противоречия и проверяем полноту.
В папке лежат план проекта, таблица расходов и заметки команды. Их легко склеить в один документ. Труднее получить отчёт, которому можно доверять: понять, какой период он описывает, где цифры расходятся и какой вывод действительно подтверждён материалами. Здесь собираем не пересказ папки, а документ для решения.
Определите рамку отчёта
Задайте период, читателя и размер. «Отчёт за 28 сентября — 2 октября, для руководителя проекта, две страницы плюс приложение» даёт рабочую рамку. Обозначьте, что уже завершено, что является планом, а что — предположением автора заметок. Будущее действие не должно случайно превратиться в выполненную работу.
- Переименуйте материалы понятно: продажи.xlsx, задачи.docx, решения.txt.
- Укажите, какая версия актуальна, если файлы расходятся.
- Добавьте словарь метрик: что считается продажей, заявкой и завершённой задачей.
- Попросите сначала составить реестр материалов: файл, период, назначение и замеченные пропуски.
Сохраните след от вывода к исходнику
| Утверждение | Источник | Проверка |
|---|---|---|
| Продажи выросли с 80 до 100 | sales.xlsx, лист «Недели», строки 4–5 | +25%, не +20% |
| Релиз перенесён на вторник | decisions.txt, пункт 3 | Это решение, не завершённый релиз |
| Всё протестировано | notes.docx, абзац 6 | Нет списка проверок — не подтверждено |
Если продажи выросли на 20 единиц с базы 80, относительный рост равен 20 / 80 = 25%. В отчёте должны быть видны обе исходные цифры. Формулировка «рост на 20%» выглядит правдоподобно, но меняет смысл. Именно поэтому важным числам нужен адрес в исходном материале.
Четыре файла, два числа и один неверный вывод
Представим учебный проект обновления сайта. В плане отмечено 12 задач. В заметках пятничной встречи написано «готово 9», а в таблице статусов — 8 завершённых задач и одна на согласовании. В расходах есть 84 000 ₽ оплаты и 16 000 ₽ неоплаченного счёта. Из этого нельзя честно написать: «75% работ готово, потрачено 100 000 ₽».
В первом утверждении согласование выдали за завершение: подтверждено 8 из 12, то есть около 66,7%. Во втором смешали оплату и обязательство. Можно показать две суммы: оплачено 84 000 ₽; вместе с неоплаченным счётом — 100 000 ₽ обязательств, если его включение подтверждено. В отчёте важна именно эта разница, а не красивое округление.
| Черновая фраза | Что не так | Формулировка для отчёта |
|---|---|---|
| Готово 9 задач | Одна ещё на согласовании | 8 завершены, 1 на согласовании |
| Потрачено 100 000 ₽ | Счёт включён как оплата | 84 000 ₽ оплачено; 16 000 ₽ ожидают оплаты |
| Работы идут по плану | Нет сравнения с контрольной датой | Срок требует отдельной проверки |
Это редакционная работа: сохранить неопределённость там, где материалы её не снимают. Если источники не позволяют выбрать версию, в итоговом документе нужен вопрос ответственному, а не уверенный средний вариант.
Готовый запрос для сборки
Что делать с противоречиями
Допустим, таблица содержит 18 завершённых задач, а заметка говорит о 20. Не просите выбрать более красивое число. Пусть Клав покажет обе версии, даты обновления и отличие в определениях. Возможно, заметка учитывает два согласования, которые не считаются задачами в таблице. Если объяснение не найдено, отчёт должен честно оставить вопрос открытым.
Полезно заранее определить иерархию источников. Например, финансовые цифры брать из согласованной выгрузки, сроки — из актуального плана, решения — из протокола. Это правило относится к конкретной работе; оно не делает выбранный источник безошибочным. Если источник сам противоречив, его всё равно нужно проверить.
У отчёта должен быть читатель
Руководителю может быть нужен первый экран с итогом, рисками и решением. Команде — подробности по задачам и ответственным. Бухгалтерии — реестр расходов. Один и тот же набор файлов даёт разные документы; просьба «сделай полный отчёт» не определяет, какой из них нужен.
Для решения о следующем этапе можно начать так: «Завершено 8 из 12 задач. На согласовании одна. Чтобы сохранить контрольную дату, нужно до вторника согласовать макет и подтвердить оплату». Затем приложить доказательства и спорные значения. Для архивного отчёта, наоборот, будет важнее история изменений и полнота реестра.
Отдельно попросите список материалов, которые не использованы, с причиной. Старое техническое задание может быть заменено новой версией, фотография — не относиться к периоду, файл — не читаться. Молчаливое выпадение источника превращает внешне аккуратный отчёт в неполный.
Шаблон реестра утвержденийCSV — утверждение, файл, место в источнике, дата, статус проверки и конфликт.Проверка перед отправкой
- Есть ли в отчёте каждый обязательный раздел и весь заданный период?
- Можно ли найти источник каждого ключевого числа и важного решения?
- Совпадают ли суммы и проценты с самостоятельным расчётом?
- Не потерялись ли незавершённые задачи и негативные изменения?
- Открывается ли DOCX, не обрезаны ли таблицы, обновлено ли оглавление?
После проверки сохраните отчёт и его реестр источников в проекте. В следующем запросе можно попросить только обновить период и показать изменения. Сохраняйте прошлый итог отдельной версией: так результат новой задачи будет с чем сравнить.